You are here

Meeting-Protokoll

Das automatische Protokoll wird im ‘Protokoll’-Tab der Meeting-Einstellungen konfiguriert und erzeugt. Der Knopf ‚PROTOKOLL DRUCKEN‘ auf dem Vorraumobjekt bietet einen Schnellzugriff.

Die Konfiguration des Protokolls unterteilt sich in Gesamteinstellungen, die das gesamte Protokoll betreffen, und Arbeitsbereichseinstellungen, die die Behandlung einzelner Arbeitsbereiche regeln.

Gesamteinstellungen für das Protokoll

Der Kopf der Protokolleinstellungen beinhaltet die folgenden Optionen:

  • MeetingSphere-Icons verwenden (Vorgabe: an)
    Der Schalter steuert die Verwendung von MeetingSphere-Icons zur Kennzeichnung der Inhaltsarten. Zum Beispiel wird das Glühbirnen-Icon den Ideen eines Brainstormings vorangestellt. Schalten Sie die Verwendung von Icons aus, wenn Sie die Standardaufzählungspunkte von Word bevorzugen.
     
  • Detaillierte Anwesenheitsinfo (Vorgabe: an)
    Steuert, ob das Protokoll die Abwesenheit auf dem Deckblatt genannter Teilnehmer in bestimmten Arbeitsbereichen vermerkt wird, etwa einer Abstimmung. Dieses entspricht in etwa dem klassischen Protokollvermerk, "Frau Müller verlässt das Meeting um XY:00 Uhr". Falls, zum Beispiel, 10 Teilnehmer auf dem Deckblatt aufgeführt sind, von denen lediglich 6 an der Abstimmung teilgenommen haben, vermerkt das Protokoll: “Teilnehmer W, X, Y, Z haben an der Abstimmung nicht teilgenommen. Schalten Sie die detaillierte Anwesenheitsinfo ab, wenn Ihnen die Angabe ‘6 von 10 Teilnehmern haben abgestimmt‘ genügt.

    Die Anonymität von Beiträgen wird durch diese Einstellung nicht berührt.

  • Namen auf Deckblatt (Vorgabe: an)
    Steuert, ob die Namen der Teilnehmer auf dem Deckblatt genannt werden. Schalten Sie ab, wenn Ihnen die Teilnehmerzahl genügt.
     
  • Logo hochladen
    Laden Sie ein Logo für das Deckblatt des Protokolls hoch.

    Für eine optimale Darstellung verwenden Sie

    - eine .svg (Skalierbare Vector Grafik) Datei (unterstützt auf Windows ab MS Word 2016)
    - ein hochauflösendes (300dpi) Bitmap (.jpg, .jpeg, .png, .bmp)

    Um sich in das Layout des Deckblatts einzufügen, sollte das Logo

    - 20 - 40mm hoch sein (gedruckt)
    - nicht breiter sein als 650mm (gedruckt)

    Erzeugen Sie ein Protokoll, um das Ergebnis zu überprüfen.

  • ALS VORGABE SPEICHERN / WIEDERHERSTELLEN
    SPEICHERN Sie geänderte Einstellungen, wenn diese auch für zukünftige Protokolle gelten sollen. Speichern Sie nicht, wenn Sie eine Einstellung, etwa ein spezifisches Logo, nur für dieses Meeting geändert haben und ihr reguläres Logo weiterhin Anwendung finden soll.

    WIEDERHERSTELLEN setzt die Einstellungen auf die zuletzt als Vorabe gespeicherten werte zurück.

  • DRUCKEN
    Erzeugt ein Word-Dokument (docx) und bietet dieses zum Herunterladen an. Ob der nachfolgende Browser-Dialog Ihnen das direkte Öffnen in Word anbietet hängt von Ihren Browser-Einstellungen ab.

    Beim Öffnen bittet Word Sie

    1. die Bearbeitung des Dokuments zu erlauben
    2. der Aktualisierung von Feldinhalten im Dokument zuzustimmen

    Stimmen Sie zu, damit Word das Dokument paginieren und das Inhaltsverzeichnis erstellen kann.

    Legen Sie MeetingSphere-Protokolle nach den Vorgaben Ihrer Organisation ab. Bitte beachten Sie, dass das Meeting Center alte ungenutzte Meetings nur für begrenzte Zeit aufbewahrt. MeetingSphere ist keine Protokollablage.

Arbeitsbereiche

Unterhalb des Protokollkopfes finden sich alle Arbeitsbereiche des Meetings.

Wählen Sie Arbeitsbereiche ab (Vorgabe: selektiert)

Per Vorgabe dokumentiert das Protokoll sämtliche Arbeitsbereiche. Wählen Sie Arbeitsbereiche ab, die nicht berücksichtigt werden sollen. Sie könnten zum Beispiel das ‚Drucken‘ eines Brainstorms unterdrücken, wenn dessen Inhalte ohnehin in der Ergebnistabelle einer nachfolgen Abstimmung enthalten sind.

Falls Sie Ihre Agenda in Sektionen unterteilt haben, können Sie ganze Sektionen abwählen.

Konfigurieren Sie den ‚Druck’ einzelner Arbeitsbereiche

Die Sortierung, Nummerierung usw. der Inhalte richtet sich nach den Einstellungen des Arbeitsbereichs. Einige Arbeitsbereiche bieten zusätzliche Optionen für das Protokoll. Zum Beispiel können,

  • Ergebnistabellen auf den Ausdruck der X am höchsten und Y am niedrigsten bewerteten Gegenstände beschränkt werden.
  • Der Ausdruck von Brainstorm-Ideen mit dem Schalter ‚Nur Ordnerstatistik‘ unterdrückt werden. Die Angabe der Ordnernamen mit der Zahl der Ideen pro Ordner kann nützlich sein, um eine Vorstellung vom Ablauf des Meetings zu geben, ohne Redundanz zu erzeugen.