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Vorbereitung und Ablauf einer Diskussion

Nach der Formulierung der Instruktion (oder Frage), unter der die Themen diskutiert werden sollen, können Sie direkt die Themen anlegen. Es ist jedoch empfehlenswert, die Einstellungen des Arbeitsbereichs zu überprüfen. Es kann sich auch lohnen, die Anweisung zur Diskussion um detailliertere Informationen zu ergänzen, bevor Sie den Arbeitsbereich für Teilnehmer öffnen.

Erstellen der Themen

Es ist Aufgabe des Moderators, die zu diskutierenden Themen zu erstellen. Moderatoren können dies in der Vorbereitung des Meetings tun oder 'just in time' falls die Themen sich erst im Meeting herausschälen, etwa als besonders vielversprechende Ideen eines Brainstormings.

Themen sind in der Übersicht als farbige Rechtecke dargestellt. Sie werden vom Moderator einzeln über den 'Plus'-Knopf der Werkzeugleiste erzeugt oder durch Kopieren. Moderatoren können Abstimmungsgegenstände zum Beispiel aus einer Ergebnistabelle kopieren (Ctrl+c) und diese als Themen in die den Diskussionsarbeitsbereich einfügen (Ctrl+v).

Den zu diskutierenden Themen sind keine Grenzen gesetzt. Grundsätzlich lassen sich aber 2 Arten von Themen unterscheiden:

  1. Themen, die 'für sich' ein Diskussionsthema oder eine Frage darstellen
    Dies ist der Fall wenn Ihre Anweisung sich auf "Bitte diskutieren Sie!" beschränken kann.
     
  2. Themen, die eine Auswahl von Ideen, Maßnahmen oder Meinungen in einem bestimmten Zusammenhang darstellen
    Bei solchen Themen benennt die Anweisung die Fragestellung oder den Gesichtspunkt, unter dem die Themen zu diskutieren sind, etwa "Warum ist das wichtig?" oder "Warum sind wir hinsichtlich der Wirksamkeit so unterschiedlicher Meinung?"

Ergänzen Sie die Diskussion um 'Prompts', die die Teilnehmer dazu anhalten, alle wichtigen Aspekte zu behandeln.

Vermeiden Sie redundante Diskussionen indem Sie eng verwandte Themen verschmelzen. Ziehen Sie dazu die 'Dublette' auf das 'Original' und bestätigen Sie den Verschmelzungsdialog. Passen Sie die Formulierung des 'Originals' ggf. an.        

Ablauf einer Diskussion

Nachdem die Anweisung und die Einstellungen feststehen, läuft eine Diskussion meist ab wie folgt:

  1. Öffnen des Arbeitsbereichs
  2. Klarstellung von Instruktion und Themen
  3. Diskussion
  4. Durchsicht der Beiträge
  5. Schließen des Arbeitsbereichs

Schritt 1 - Öffnen des Arbeitsbereichs

Zu Beginn der Diskussion öffnet der Moderator den Arbeitsbereich für die Teilnehmer über die Werkzeugleiste. Sofern nicht gleichzeitig andere Arbeitsbereiche geöffnet sind, navigiert das Öffnen die Teilnehmer automatisch aus dem Vorraum in den Arbeitsbereich.

Schritt 2 - Klarstellung von Instruktion und Themen

In diesem Schritt prüft der Moderator, ob die Aufgabenstellung und die Themen für alle Teilnehmern klar sind. Moderatoren geben die für die Diskussion verfügbare Zeit vor oder vereinbaren diese mit der Gruppe. Oft ist es sinnvoll, eine Vorschau auf das erwartete Ergebnis zu geben und eventuelle weitere Arbeitsschritte im Meeting. Zum Beispiel:

  1. Ergebnis: "Nach 20 Minuten sollten wir ein gemeinsames Verständnis unserer unterschiedlichen Sichtweisen und Positionen bezüglich aller Themen haben."
  2. Vorgehen: "Bitte beginnen Sie mit den Themen die Ihnen am nächsten liegen und wo Sie mehr wissen als andere. Prüfen Sie dann, ob Ihre Sichtweise und Position bezüglich der anderen Themen bereits abgedeckt ist oder Sie hier nachlegen müssen. Es ist nicht notwendig, bereits Gesagtes zu wiederholen."
  3. Anschließende Schritte: "Im Anschluss an die Diskussion werden wir die Themen per Abstimmung nach "Machbarkeit", "Wirksamkeit" und "Dringlichkeit" bewerten.
  4. Klarstellung: "Widmen Sie sich nun kurz der Anweisung (oder Frage) und den Themen. Ist die Formulierung klar? Gibt es Themen, die wir zusammenfassen und als ein Thema diskutieren sollten?"

Die Bedienung der Werkzeuge sollte keiner Erläuterung bedürfen. Wenn Sie Ihre Teilnehmer in die Funktionalität einweisen wollen, sollten Sie dazu Ihren Bildschirm übertragen.

Schritt 3 - Diskussion

Wenn die Aufgabenstellung und die Themen klar sind, BETRETEN die Teilnehmer das Thema ihrer Wahl.

In der Einzeldiskussion bearbeiten/beantworten die Teilnehmer die Instruktion (Frage) des Moderators unmittelbar oder sie klicken (tippen) auf einen vorhandenen Kommentar (oder Prompt), um auf diesen zu ANTWORTEN. Antworten werden eingerückt unter dem ausgewählten Beitrag angezeigt.

Teilnehmer bewegen sich zwischen den Themen, indem Sie

  • das aktuelle Diskussionsthema schließen, dadurch in die Themenübersicht zurückkehren und dort ein anderes Thema BETRETEN
  • durch die Themen 'blättern' durch BETRETEN des jeweils nächsten oder vorherigen Themas, die links und rechts des aktuellen Themas angezeigt werden

Die Navigation der Themen wird durch die auf den Themen befindlichen Beitragszähler erleichtert. Diese Zähler geben die Gesamtzahl der Beiträge zu einem Thema an und wie viele davon für den Teilnehmer neu sind.

Moderatoren sollten von Zeit zu Zeit prüfen, ob alle Themen ausreichend bearbeitet werden. Falls sich Teilnehmer in nur wenigen Themen drängen, könnten Sie etwas sagen wie "Die meisten von Ihnen scheinen sich für die Themen A, B und C zu interessieren. Das ist völlig in Ordnung. Allerdings müssen wir alle 12 Themen durchdringen. Bitte stellen Sie Ihren aktuellen Beitrag fertig und wenden Sie sich dann einem anderen Thema zu. Nutzen Sie die Chance, die Richtung für diese Themen vor zu geben!"

Hinweise wie, "noch 10 Minuten" oder "Wir müssen in drei Minuten zum Ende kommen" helfen den Teilnehmern, sich nicht im Klein-Klein zu verzetteln, sondern auf Wichtiges zu konzentrieren.

Schritt 4 - Durchsicht der Beiträge

Die Durchsicht der Diskussionsbeiträge im Meeting kann entfallen, wenn das Diskussionsergebnis keine Rolle für einen weiteren Arbeitsschritt dieses Meetings spielt. Die Diskussion ist schließlich Bestandteil des automatischen Protokolls. Sie kann also im Anschluss an das Meeting nachgelesen und ausgewertet werden.

Wenn Sie eine Anschlussaktivität vorgesehen haben, wenn etwa die Diskussion eine nachfolgende Abstimmung vorbereitet hat, sollten Sie etwas Zeit dafür reservieren, dass die Teilnehmer wirklich alle Beiträge gelesen haben und auf dem gleichen Stand sind. Sagen Sie dazu etwas wie, "In 3 Minuten werden wir die Themen nach "Wichtigkeit", "Dringlichkeit" und "Machbarkeit" bewerten. Bitte nutzen Sie diese Zeit zur Durchsicht der Themen, so dass wir dann alle den selben Informationsstand haben. Dazu schalte ich das Eingabefeld gleich aus. Bitte senden Sie Ihre letzten Beiträge jetzt." Wenn diese letzten Beiträge eingegangen sind, schalten Sie die Eingabe mit dem in der unteren Statusliste befindlichen Schalter aus.

Alternativ können Sie Ihren Bildschirm übertragen, die Teilnehmer durch die Themen führen und dabei extreme oder besonders repräsentative Argumente hervorheben.

Schritt 5 - Schließen des Arbeitsbereichs

Schließen Sie den Diskussionsarbeitsbereich mit dem grünen 'Schließen'-Schalter der Werkzeugleiste. Im Normalfall navigiert das Schließen die Teilnehmer automatisch in den Vorraum.

Falls Sie direkt in einem anderen Arbeitsbereich fortsetzen wollen, könnten Sie auch wie folgt vorgehen: Belassen Sie die Teilnehmer im Diskussionsarbeitsbereich, während Sie die Diskussionsthemen oder Beiträge z.B. in einen Stimmzettel kopieren . Dann öffnen Sie den Stimmzettel für die Teilnehmer. Weil diese sich noch in einem anderen Arbeitsbereich befinden, fragt MeetingSphere, ob Sie diesen anderen Arbeitsbereich jetzt schließen wollen. Bei Bestätigung wird die Diskussion geschlossen und die Teilnehmer werden automatisch in die Abstimmung 'gezogen'.

Probieren Sie aus, welche Art der Teilnehmernavigation Ihnen am besten liegt.

Goldene Regeln

Die Anlässe, Zielsetzungen und Umstände von Diskussionen sind vielfältig. Dennoch lohnt es, ein paar allgemeine Regeln zu kennen und zu beachten:

Verschmelzen Sie verwandte Themen. Es ist ermüdend, bereits vorgebrachte Argumente nocheinmal vor zu bringen, lediglich unter einer neuen Überschrift! Wenn Sie, zum Beispiel, Ihre Themen aus einer Ergebnistabelle kopiert haben, nachdem diese bereits im vorherigen Brainstorming auf Dubletten durchgesehen wurden, bedeutet dieses keineswegs, dass sich diese Themen unbesehen als gesonderte Diskussionsthemen eignen. Das liegt an den unterschiedlichen Zwecken der einzelnen Arbeitsschritte. Es kann sinnvoll sein, leicht unterschiedliche Ideen vor einer Abstimmung auseinander zu halten, um zu sehen, ob und wie dieser leichte Unterschied etwas an der Bewertung ändert. Wenn nicht, landen diese beinahe gleichen Abstimmungsgegenstände nahe beieinander in der Ergebnistabelle. Das führt wiederum dazu, dass sich in den "Top X", die Sie in die Diskussion kopieren, häufig eng verwandte Ideen/Lösungen/Fakten wiederfinden, deren getrennte Diskussion zu endlosen Wiederholungen führen würden. Vermeiden Sie Redundanz, indem Sie solche Themen verschmelzen und ggf. klarstellend formulieren.

Gewähren Sie Anonymität. Nirgendwo ist Anonymität wichtiger als in einer Diskussion. Anonymität sorgt nicht nur dafür, dass Argumente, Meinungen und Sachverhalte ohne Furcht vor Bloßstellung oder anderen Konsequenzen vorgebracht werden, sondern auch, dass diese ohne Vorurteile zur Person tatsächlich 'gehört', aufgenommen und ggf. weiterentwickelt werden. Wenn Sie wissen müssen, aus welcher 'Ecke' Beiträge kommen, können Sie die Teilnehmer bitten, sich einem 'Team' zuzuordnen mit dem ihre Beiträge gekennzeichnet werden. Weil die persönliche Anonymität unberührt bleibt, hat eine solche Teamkennzeichnung wenn überhaupt nur geringe Auswirkung auf die freie Äußerung von Fakten, Meinungen oder Argumenten. Sie kann jedoch erhebliche Auswirkungen haben auf die Aufnahme eines Beitrags durch andere Teilnehmer einfach deshalb, weil Vorurteile, Loyalitäten und Animositäten auch zwischen Abteilungen existieren. Welcher Vollblutvertriebler (Marketingexperte) lässt sich schon vom Marketing (Vertrieb) etwas sagen? Oder umgekehrt, wenn es ein Argument 'unserer' oder einer 'befreundeten' Seite ist, sollte ich vielleicht darauf verzichten, es als unsinnig oder sachlich falsch zu entlarven. Und so weiter.

Wählen Sie namentliche Diskussion wirklich nur dann, wenn die Zusatzinformation (Wer hat's gesagt?) die Nachteile klar überwiegen. Lohnt es sich in Kauf zu nehmen, das Sachverhalte und Standpunkte verschwiegen oder schöngefärbt werden? Dass Beiträge überhört, ignoriert, unbesehen verworfen oder unterstützt werden, weil sie von dieser statt von jener Person vorgetragen wurden? 

Schützen Sie die Anonymität. Wenn Sie die Beiträge zur Diskussion durchgehen kommt es manchmal vor, dass sich Teilnehmer zu ihrer Autorenschaft bekennen. Sie sollten solchem Outing entgegen treten, auch wenn es nicht mit der unausgesprochenen Botschaft einergeht, dass einem Beitrag besonderer Wert zukommt, weil er von eben dieser nicht zu ignorierenden Person stammt. Jedes 'Outing' setzt die anderen Teilnehmer mehr oder weniger subtil unter Druck nachzuziehen. Wenn sich jemand zu seiner Autorenschaft bekennt, sagen Sie etwas wie "Danke. Aber, wer hier was geschrieben hat tut nichts zur Sache. Auch wenn es ihr Beitrag ist, diskutieren Sie ihn bitte so als hätte ihn jemand anderes geschrieben."

Lassen Sie das Ergebnis offen. Wenn es Ihnen auf eine unvoreingenommene Beurteilung, auf das, was die Teilnehmer wirklich Denken oder auf Kreativität ankommt, dann verzichten Sie darauf, Ihren Teilnehmern - etwa in einer einleitenden Präsentation - vorzugeben, zu welchem Ergebnis die Beurteilung wohl kommen wird, was sie denken sollten und was sie für originell, kreativ oder zielführend halten. Liefern Sie eine offene Frage und eine leere Seite. Dann halten Sie die Luft an. Wenn Sie eigene Argumente und Einsichten haben und diese für mitteilenswert halten, dann geben Sie sie ein, wie alle anderen auch.