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Überblick Abstimmung

Abstimmungen ermöglichen die Bewertung einer Liste von Abstimmungsgegenständen nach beliebigen Kriterien. Die Abstimmung kombiniert 3 Arbeitsbereiche:

Stimmzettel
mit denen die Teilnehmer Gegenstände mit einer geeigneten Methode bezüglich eines Kriteriums bewerten

Ergebnistabellen
die die Bewertungen der einzelnen Teilnehmer zu einem Gruppenergebnis verdichten

Ergebnisgrafiken
die die Daten der Ergebnistabellen als Diagramm darstellen

Mehrkriterienanalyse. Sie können eine Abstimmung in der Agenda zur Mehrkriterienanalyse erweitern, indem Sie dieser ein oder mehrere Kriterien hinzufügen. Das Ergebnis der Mehrkriterienanalyse wird in der Mehrkriterientabelle und der Mehrkriteriengrafik zusammengefasst.

1 Überblick zum Ablauf einer Abstimmung

Um eine Liste von Gegenständen beispielsweise nach "Wichtigkeit" oder "Dringlichkeit" zu bewerten fügen Sie der Agenda über das 'Plus'-Menü der Werkzeugleiste einen Stimmzettel hinzu. Dadurch entstehen drei verknüpfte Arbeitsbereiche:

  1. Den Stimmzettel
  2. Die zugehörige Ergebnistabelle
  3. Eine Ergebnisgrafik, die die Daten der Tabelle als Diagramm darstellt

Durch diese Aufspaltung haben Sie die Möglichkeit, die Ergebnistabelle nacheinander oder gleichzeitig zu öffnen, oder gar nicht.

1.1 Vorbereitung

Die Grundeinstellung einer Abstimmung nehmen Leiter meist bereits im Meeting Cockpit vor, durch Festlegung

  1. der Abstimmungsmethode
    zum Beispiel: numerische Skala von 0 bis 10
  2. das Kriterium
    nach dem die Bewertung erfolgen soll, also etwa 'Wichtigkeit', 'Wirksamkeit' oder 'Dringlichkeit'

Diese Grundlegende Konfiguration des Stimmzettels im Cockpit

  • erzeugt automatisch die 'Anweisung zur Abstimmung', etwa 'Bitte bewerten Sie die Gegenstände nach Wichtigkeit'.
  • konfiguriert die zugehörige Ergebnistabelle und -grafik entsprechend

Sie können diese Grundeinstellung verfeinern indem Sie den Arbeitsbereich betreten und dessen Einstellungen im Detail an Ihre Zwecke anpassen.

Die Abstimmungsgegenstände, also Ideen, Meinungen, Fakten - oder was auch immer - können Sie in der Vorbereitung des Meetings anlegen, oder, wenn diese erst im Meeting erarbeitet werden 'just-in-time' in den Stimmzettel kopieren.

1.2 Abstimmung

Der Abstimmungsprozess ist simple und für die Teilnehmer selbsterklärend:

  1. Der Leiter öffnet den Stimmzettel für die Teilnehmer
  2. Die Teilnehmer bewerten die Gegenstände gemäß Anweisung
  3. Die Teilnehmer geben den Stimmzettel ab und werden zurück in den Vorraum gesteuert
  4. Der Leiter schließt den Stimmzettel

1.3 Auswertung

Es ist guter Brauch mit der Ergebnisauswertung zu warten, bis die Abstimmung tatsächlich beendet (technisch: der Stimmzettel 'geschlossen') ist. Deshalb zeigen die Ergebnistabelle und -grafik bei laufender Abstimmung eine 'Fortschrittsanzeige' zum Stand der Abstimmung anstelle eines Zwischenstands der Ergebnisse. Sie können dieses vorgegebene Verhalten im Einstellungstab "Ansicht" des Stimmzettels ändern, wenn Ihre Vorgehensweise Einsicht in die sich entwickelnden Ergebnisse erfordert.

Bei der Auswertung stellen sich meist 3 Fragen

  1. Welche Gegenstände wurden sehr hoch bewertet (die 'Top X')
  2. Welche Gegenstände lohnen keine weitere Befassung?
  3. Wo sind wir uneins?

Zur Auswertung können Sie die Tabellen und Grafiken für die Teilnehmer öffnen oder einfach Ihren Bildschirm übertragen.

Bewertung nach mehreren Kriterien

Die Bewertung nach einem Kriterien reicht meistens aus, um nicht weiter betrachtenswerte Dinge von der weiteren Befassung durch die Gruppe auszuschließen. Oft ist eine solche eindimensionale Sicht jedoch nicht ausreichend für eine fundierte Entscheidungsfindung. So müssen etwa als 'hochwirksam' bewertete Maßnahmen auch 'machbar' sein und möglicherweise auch '(politisch) durchsetzbar'.

In diesem Fall könnten Sie Ihre infrage kommenden Handlungsmöglichkeiten nach 'Wirksamkeit', 'Machbarkeit' und 'Durchsetzbarkeit' bewerten.

Oder, Sie suchen nach breit wirksamen Lösungen. In diesem Fall könnten Sie fragen, wie groß der konkrete Beitrag der zuvor als allgemein 'hochwirksam' eingeschätzten Lösungen zur Lösung von "Problem A", "Problem B" und "Problem C" ist.

Um Beiträge nach mehreren Kriterien zu bewerten, erstellen Sie eine reguläre Abstimmung und erweitern diese um zusätzliche Kriterien. Dabei stellt sich die Frage nach dem Bewertungsprozess. Moderatoren können die relevanten Kriterien

  1. nacheinander abfragen über getrennte Stimmzettel
  2. gleichzeitig abfragen mit einem Mehrkriterienstimmzettel

Die sequentielle Abfrage mit getrennten Stimmzetteln verbindet eine geringere Belastung der Teilnehmer mit höherer Trennschärfe: Bei Bearbeitung des ersten Stimmzettels bedenken die Teilnehmer nur das dort gefragte Kriterium, etwa 'Wichtigkeit'. Im zweiten Stimmzettel geht es dann ausschließlich um, zum Beispiel, 'Dringlichkeit'. Im dritten Stimmzettel spielen diese beiden Kriterien keine Rolle mehr, denn dort geht es ausschließlich um, zum Beispiel, 'Machbarkeit'. Dieses gesonderte Abfragen der einzelnen Kriterien empfiehlt sich für die meisten Anwendungsfälle.

Gleichzeitige Abfrage bedeutet, dass der Stimmzettel alle Kriterien zu einem Gegenstand parallel abfragt, also etwa 'Wichtigkeit', 'Dringlichkeit' und 'Machbarkeit', bevor es mit dem nächsten Gegenstand weiter geht. Das kann in manchen Fällen Vorteile haben, erfordert jedoch eine deutlich höhere Konzentrationsleistung der Teilnehmer. Sie sollten sich im Klaren sein, dass unbewusste und bewusste (politische) Wechselwirkungen zwischen den Kriterien auftreten können.

Hinweis: Begrenzen Sie Mehrkriterienanalysen auf die wirklich erwägenswerten Gegenstände. Schalten Sie der Mehrkriterienanalyse ggf. eine einschränkende Abstimmung vor.