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Sprachkonferenz

MeetingSphere enthält eine Sprachkonferenz, mit der sich Teilnehmer über das Internet oder per Telefon verbinden können. MeetingSpheres Sprachlösung unterscheidet sich von den meisten Konferenzlösungen dadurch, dass

  • die Vertraulichkeit der Konferenz durch einen einmaligen persönlichen Einwahlcode geschützt ist
  • die Steuerung der Konferenz (etwa Stummschaltung) bei Teilnahme über das Internet oder Telefon identisch ist
  • bis zu 100 Nutzer ohne Zusatzkosten teilnehmen können
  • stummgeschaltete Nutzer ihr Mikrofon im 'Sprechtastenmodus' selbst für die Dauer ihres Beitrags aktivieren können

Die Steuerung der Konferenz obliegt dem Leiter. Teilnehmer steuern ihre Verbindung zur Konferenz in dem vom Leiter vorgegebenen Rahmen.

Aktivierung des Sprachdienstes

Der Sprachdienst ist per Vorgabe für jedes neue Meeting aktiviert. Leiter können den Sprachdienst abschalten

Der Sprachdienst sollte aus zwei Gründen abgeschaltet werden:

  1. Wenn das Meeting asynchron über einen längeren Zeitraum läuft in dem Teilnehmer unabhängig voneinander beitragen. In einer solchen Situation wären die diversen Meldungen rund um die Sprachkonferenz bestenfalls überflüssig.
  2. Wenn Sie ein anderes System für Sprachkonferenz und Bildschirmübertragung nutzen. In diesem Fall würden Sie die Zugangsinformationen für das andere System über MeetingSpheres Meeting-Instruktion kommunizieren oder die Zugangsinfo für MeetingSphere über das andere System. 

Verbindung zur Konferenz

Die eigentliche Konferenz - im Gegensatz zur bloßen Verfügbarkeit des Sprachdienstes - wird dadurch gestartet, dass neben dem Leiter eine weitere Person im Meeting eintrifft.

Leiter werden an diese Bedingung erinnert, wenn Sie das Meeting für Teilnehmer öffnen.

Teilnehmer, die das Meeting in Abwesenheit des Leiters betreten, werden darüber informiert, dass die Konferenz beginnt, sobald der Leiter dazustößt.

Wenn ein Teilnehmer zu dem oder der im Meeting wartenden Leiterin stößt - oder umgekehrt - wird der 'Verbindungsdialog' der Sprachkonferenz ausgelöst. Benutzer entscheiden ob Sie sich

      Über das Internet verbinden, oder

     Per Telefon einwählen

Um sich per Telefon einzuwählen, wählen Benutzer Einwahlnummer und geben auf Aufforderung eine 6-stellige persönliche Identifikationsnummer ein. Diese PIN identifiziert sowohl die Konferenz als auch den Teilnehmer. Sie wird für den jeweiligen Teilnehmer 'just-in-time' berechnet und im Einwahldialog angezeigt.

Der Einwahldialog schließt sich automatisch bei erfolgreicher Einwahl.    

Es fallen keine Konferenzgebühren an. Allerdings können für Teilnehmer - je nach Vertrag mit Ihrem Telefonanbieter - Verbindungsgebühren zur (Festnetz-)Einwahlnummer anfallen. MeetingSphere bietet über 200 weltweit verteilte Einwahlnummern an.

Konferenzsteuerung durch den Leiter

Leiter steuern die Sprachkonferenz über die 'Teilnehmer-im-Meeting'-Übersicht , die sie über die untere Statusleiste öffnen.

Die Übersicht listet die Teilnehmer und zeigt ihren Verbindungsstatus an. Leiter können Teilnehmer auf zwei Arten Stummschalten:

  • Einzeln
    Leiter können einzelne Teilnehmer über den hinter ihrem Namen befindlichen Schalter stummschalten. Auf diese Weise lassen sich Hintergrundgeräusche schnell abstellen.

    Beachten Sie, dass

    • einzeln stumm geschaltete Teilnehmer ihr Mikrofon (oder Telefon) jederzeit wieder aktivieren können über die persönlichen Steuerelemente, die sich in der unteren Statuszeile finden und unten näher beschrieben werden.
    • Leiter das Mikrofon (oder Telefon) von Teilnehmern zwar unmittelbar stummschalten können, eine Reaktivierung dagegen der Zustimmung des Teilnehmers bedarf. Die Aufhebung der Stummschaltung durch den Leiter löst lediglich eine Aufforderung an den Teilnehmer aus, ihr oder sein Mikrofon (oder Telefon) zu aktivieren. Ohne Zustimmung zu diesem Dialog bleibt das Mikrofon bis auf Weiteres stumm - Privatsphäre geht vor!
  • Kollektiv - Sprechtastenbetrieb
    Leiter können alle Teilnehmer durch Umschaltung in den Sprechtastenbetrieb stummschalten. Der Schalter für den Sprechtastenbetrieb sitzt oben in der 'Teilnehmer-im-Meeting'-Übersicht. Der Leiters selbst und ein eventuell präsentierende Teilnehmer sind von der Umschaltung ausgenommen.

    Die kollektive Stummschaltung unterscheidet sich von der einzelnen Stummschaltung aller Teilnehmer dadurch, dass sie den Modus der Konferenz ändert. Im Sprechtastenbetrieb wird der Stummschalter aus den persönlichen Steuergruppe ausgeblendet. An die Stelle des Mikrophonsymbols tritt die Sprechtaste .
       
    Um zu sprechen, drücken und halten die Teilnehmer die Sprechtaste. Bei Loslassen beginnt ein 10-sekündiger Countdown, der das Mikrofon (oder Telefon) automatisch wieder stumm schaltet. Das funktioniert in etwa so wie bei einem klassischen Funkgerät. Der Unterschied liegt darin, dass in MeetingSphere mehrere Teilnehmer gleichzeitig 'auf Sendung' gehen können.
    Im Sprechtastenbetrieb gibt es eine minimale Verzögerung, bevor der Kanal für den Teilnehmer 'geschaltet' ist. Dessen ungeachtet ist das Verfahren viel schneller als das übliche virtuelle Handheben in der Hoffnung, dass der Leiter die Stummschaltung aufhebt.

    Zur Qualitätssicherung wird die Konferenz automatisch in den Sprechtastenbetrieb umgeschaltet, wenn mehr als 10 Teilnehmer im Meeting sind.

Persönliche Verbindungssteuerung

In der Konferenz befindliche Benutzer steuern Ihre Verbindung zur Sprachkonferenz über Bedienelemente, die sich in der unten links in der Statusleiste befinden. Die Steuerung der eigenen Verbindung ist für Teilnehmer und Moderatoren (Leiter) identisch mit der Ausnahme, dass Moderatoren nicht dem Sprechtastenbetrieb unterworfen werden.

Auflegen um neu zu verbinden

Beendet, nach Bestätigung, die Verbindung und ruft den Verbindungsdialog auf.

Stummschalter

Im regulären (nicht Sprechtasten-) Konferenzmodus, können die Teilnehmer ihr Mikrofon (oder Telefon) mit diesem Schalter jederzeit stumm schalten, bzw. die Stummschaltung aufheben. Das Mikrofonsymbol zeigt den vom Mikrofon aufgefangenen Geräuschpegel an.

Der Stummschalter wird ausgeblendet, wenn die Konferenz in den Sprechtastenbetrieb umgeschaltet wird.

Sprechtaste

Im Sprechtastenbetrieb sind die Mikrofone (Telefone) der Teilnehmer stummgeschaltet. Das Mikrofonsymbol und der Stummschalter sind durch die 'Sprechtaste' ersetzt.

Teilnehmer müssen diese Taste drücken, bevor sie sprechen und gedrückt halten, solange sie sprechen.

Das Loslassen der Sprechtaste startet einen 10-sekündigen Countdown. Bei 'Null' wird das Mikrofon (Telefon) automatisch wieder stumm geschaltet.